En los primeros tiempos del blog, dediqué varios posts al mundo de los gabinetes de prensa, que es donde he desarrollado mi carrera profesional durante los últimos catorce años. Hoy, retomo el tema con la intención de hacerlo una sección habitual en el blog, ya que hay mucho que decir sobre gabinetes de prensa y agencias de comunicación. Y comenzamos con una de las tareas básicas de todo gabinete: construir la agenda de medios, pero antes recordemos la definición de gabinete de prensa que establecí hace tres años:
Dentro de una organización o empresa, el gabinete de prensa es una división especializada en comunicación, tanto interna como externa, que, con mayor o menor independencia respecto a la cúpula de dicha organización, crea, establece y gestiona la estrategia comunicativa de la misma. Es también un órgano multidisciplinar que abarca varios aspectos de la actividad de la organización y sus actividades incluyen desde la organización de eventos a la gestión de relaciones con los medios, pasando por elaboración de boletines internos o la presencia en redes sociales”.
Como vemos, una de las tareas de los gabinetes de prensa es la gestión de relaciones con los medios y para ello es fundamental que el gabinete pueda construir una agenda de medios. Para ello, no basta con conseguir el teléfono móvil de un periodista. Ese es el requisito básico, cierto, pero si nos limitamos a eso en vez de una agenda de medios tendremos un listín telefónico. Una auténtica agenda de medios nos permite saber quién es la persona adecuada para llamar dentro de un medio cada vez que tengamos que hacer una gestión; es un mapa de los medios de comunicación gracias al cual podremos orientarnos y llegar exactamente a la persona que queremos llegar. Con toda seguridad, es la herramienta más importante que puede tener un gabinete de prensa. ¿Cómo construirla? Veamos cómo hacerlo.
Construir tu agenda de medios en tres pasos
- Apúntalo todo. Es algo tan evidente que muchas veces lo pasamos por alto, pero una vez que tenemos el contacto de un periodista, sea móvil, correo electrónico, twitter… hay que apuntarlo en la agenda. No importa que no sea conocido, que sea el becario o que sea un teléfono fijo de la redacción. Tener una forma de contacto es tener un pie dentro del medio, y nunca sabes cuándo puede serte útil. Yo me he encontrado con que redactores rasos con los que tenía cierto contacto han terminado, con el paso de los años, como presentadores de informativos y gracias a apuntarlo todo, tengo su teléfono personal. Así que no desprecies a nadie y apúntalo todo.
- Organizate. Una vez que te has acostumbrado a apuntar todo, debes encontrar un buen método para organizar todos esos datos. Puedes usar una agenda de papel de las de toda la vida, pero no te dejará ordenar lo que apuntes más que alfabeticamente. ¿Y si un día necesitas todos los contactos que tienes de un único medio de comunicación? ¿O si tienes que buscar un periodista que recuerdas que apuntaste, pero no eres capaz de acordarte de su nombre o apellido? Para evitar todos esos problemas, te recomiendo que utilices Evernote. Yo llevo usándolo desde hace un tiempo y no hay competencia. No encontrarás ningún otro programa tan flexible y versatil como él. Instálalo y aprende a usarlo cuanto antes.
- Conoce los medios. Conocer a los periodistas es el punto más importante de la agenda de medios, de nada te sirve tener el contacto si luego ellos no saben quién eres. Tener una buena relación con los periodistas y conocerlos es una tarea lenta y ardua, pero que merece la pena y puede facilitar mucho las gestiones que hagas en ese medio. Y no hay que limitarse a los periodistas habituales de tu sector, o los jefes de sección. También es aconsejable que estés siempre al tanto de los movimientos que se produzcan en la redacción o en la parrilla de programación: quién se queda, quién se va… Aparte de que como gabinete de prensa es tu labor conocer el mapa de los medios, puede serte de ayuda para evitarte confusiones embarazosas o directamente despistes, al preguntar por gente que ya no está, que dan muy mala imagen.
Y ya está. Es tan simple y complicado como estos tres pasos: Apunta todo, organízalo y conoce los medios, por dentro y por fuera. Siguiendo esas pautas y manteniéndolas en el tiempo conseguirás construir tu agenda de medios.
